Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?

Bei beruflicher Auswärtstätigkeit im Inland gilt 2026: 28 € für jeden vollen Kalendertag (24 Stunden Abwesenheit), 14 € für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen sowie 14 € für eintägige Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden. Belege brauchst du dafür nicht.

Wird die Pauschale gekürzt, wenn Mahlzeiten gestellt werden?

Ja. Stellt der Arbeitgeber oder Veranstalter Mahlzeiten, wird die Tagespauschale gekürzt: Frühstück um 20 % (5,60 €), Mittag- und Abendessen um je 40 % (11,20 €) der vollen Tagespauschale von 28 €. Ein Hotelfrühstück zählt als gestellte Mahlzeit.

Was ist die 3-Monats-Frist?

Bei längerer Tätigkeit an derselben auswärtigen Stelle kannst du die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate ansetzen. Danach entfällt sie. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang.

Gilt die Pauschale auch für Selbstständige?

Ja. Selbstständige und Freiberufler setzen die Verpflegungspauschale bei Geschäftsreisen als Betriebsausgabe an, Arbeitnehmer als Werbungskosten – sofern der Arbeitgeber sie nicht bereits steuerfrei erstattet. Die Sätze sind identisch.

Verpflegungsmehraufwand 2026: Pauschalen richtig nutzen

Wer beruflich unterwegs ist, isst auswärts – und genau dafür gibt es die Verpflegungspauschale: feste Beträge ohne einen einzigen Beleg. 2026 sind das 28 € pro vollem Tag. Diese Anleitung zeigt dir, wann welcher Satz gilt, wie die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten funktioniert und wo die häufigsten Fehler liegen.

Kurz & knapp: Bei Auswärtstätigkeit im Inland gilt 2026: 28 € pro vollem Tag, 14 € für An-/Abreisetag und für Abwesenheiten über 8 Stunden. Belege brauchst du nicht. Gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale (Frühstück 5,60 €, Mittag-/Abendessen je 11,20 €). Nach 3 Monaten an derselben Stelle entfällt die Pauschale. Arbeitnehmer setzen sie als Werbungskosten an, Selbstständige als Betriebsausgabe.

Die Sätze 2026 im Inland

Die Verpflegungspauschale richtet sich nach der Abwesenheitsdauer von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte:

Voller Kalendertag (24 h abwesend): 28 €
An- und Abreisetag (mehrtägige Reise): je 14 €
Eintägig, mehr als 8 h abwesend: 14 €
Bis 8 h abwesend: keine Pauschale

Das Schöne: Diese Beträge sind pauschal. Du brauchst keine Restaurantbelege zu sammeln – die Pauschale gilt unabhängig davon, was du tatsächlich ausgegeben hast.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Bekommst du Mahlzeiten gestellt – vom Arbeitgeber, im Hotelpreis oder auf einer Tagung – wird die Tagespauschale gekürzt. Maßstab ist immer die volle Tagespauschale von 28 €:

Frühstück: − 20 % = 5,60 €
Mittagessen: − 40 % = 11,20 €
Abendessen: − 40 % = 11,20 €

Ein Hotelfrühstück zählt als gestellte Mahlzeit – auch wenn es im Zimmerpreis „inklusive” ist.

Beispiel-Rechnung

Vertriebsmitarbeiter Jonas ist drei Tage auswärts (Anreise abends, Abreise morgens), Hotel mit Frühstück an den beiden Übernachtungstagen.

Anreisetag (kein Frühstück gestellt): 14,00 €
Voller Tag: 28 € − 5,60 € Frühstück = 22,40 €
Abreisetag: 14 € − 5,60 € Frühstück = 8,40 €
Summe: 44,80 €

Werden ihm diese Beträge nicht steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet, setzt Jonas sie als Werbungskosten an.

Die 3-Monats-Frist

Arbeitest du länger an derselben auswärtigen Stelle, gibt es die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate. Danach entfällt sie. Erst eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang. Das betrifft typischerweise längere Projekteinsätze beim selben Kunden.

Inland vs. Ausland

Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht – oft höher als die Inlandssätze. Maßgeblich ist in der Regel der Ort, den du vor Mitternacht erreichst.

Häufige Fehler

Hotelfrühstück nicht kürzen. Es zählt als gestellte Mahlzeit – ein klassischer Prüfungspunkt.
8-Stunden-Grenze übersehen. Unter 8 h gibt es keine Pauschale.
3-Monats-Frist ignorieren. Bei Dauereinsätzen läuft die Pauschale nur drei Monate.
Belege sammeln wollen. Unnötig – die Pauschale ist unabhängig von echten Kosten.

Reist du mit dem eigenen Auto, kombiniere die Pauschale mit den Fahrtkosten – mehr dazu in Dienstwagen und Fahrtkosten. Bewirtest du dabei Geschäftspartner, gilt etwas anderes: Bewirtungskosten absetzen. Und was sonst noch in die Werbungskosten gehört, steht in der Werbungskosten-Liste.

So hilft dir Restio

Die Pauschale ist einfach – bis Mahlzeiten, Reisetage und die 3-Monats-Frist zusammenkommen. Restio rechnet es dir sauber durch:

Reise erfassen — gib Reisetage und gestellte Mahlzeiten ein, und Restio berechnet die korrekte Pauschale inklusive Kürzungen.
Sofortantworten — frag auf Deutsch oder Englisch: “Wie viel Verpflegungspauschale bekomme ich für drei Tage mit Hotelfrühstück?”
Finanzwächter — du bekommst einen Hinweis, wenn ein Dauereinsatz die 3-Monats-Grenze erreicht.

Für die Einbindung in Lohnabrechnung oder EÜR hilft dein Steuerberater – Restio sorgt dafür, dass du keinen Reisetag verschenkst.

Die Verpflegungspauschale ist eine der wenigen Pauschalen ganz ohne Belegpflicht – und gerade bei Vielreisenden läppert sich das. Wer die Sätze, die Kürzung und die Frist kennt, holt sie voll heraus. Die Auslandssätze veröffentlicht das Bundesfinanzministerium.