Kann ich einen Gegenstand absetzen, den ich auch privat nutze?

Ja, aber nur den beruflichen Anteil. Nutzt du z. B. dein Smartphone zu 60 % beruflich, kannst du auch nur 60 % der Kosten absetzen. Dokumentiere die berufliche Nutzung am besten schriftlich.

Ab wann beginnt die Abschreibung?

Die Abschreibung beginnt im Monat der Anschaffung. Kaufst du einen Schreibtisch im Oktober, setzt du im ersten Jahr nur 3/12 des Jahresbetrags ab. In den Folgejahren dann den vollen Betrag.

Was passiert, wenn ein Gegenstand kaputtgeht oder ich ihn entsorge?

Dann kannst du den noch nicht abgesetzten Restbetrag auf einen Schlag als Werbungskosten geltend machen. Wenn dein Schreibtisch nach 5 Jahren kaputtgeht, setzt du die verbleibenden 8 Jahre in einem Jahr ab.

Kann ich auch gebrauchte Gegenstände absetzen?

Ja, auch gebrauchte Arbeitsmittel sind absetzbar. Der Kaufpreis wird über die restliche Nutzungsdauer verteilt. Die 800-Euro-Grenze für Sofortabzug gilt genauso.

Warum kann ich meinen Laptop sofort absetzen, aber meinen Schreibtisch nicht?

Das Bundesfinanzministerium hat 2021 eine Sonderregelung erlassen: Computer, Laptops und Peripheriegeräte haben eine Nutzungsdauer von nur 1 Jahr — unabhängig vom Preis. Damit sind sie immer sofort voll absetzbar. Für andere Gegenstände gelten die normalen Nutzungsdauern.

Teure Anschaffungen absetzen: So funktioniert die Abschreibung für Arbeitnehmer

Teure Arbeitsmittel richtig von der Steuer absetzen

Du hast dir einen neuen Schreibtisch für 1.300 Euro gekauft und trägst ihn in der Steuererklärung als Werbungskosten ein? Wenn du den vollen Betrag auf einmal absetzt, wird das Finanzamt das streichen. Denn bei teuren Anschaffungen gelten andere Regeln als bei einem Kugelschreiber.

Die gute Nachricht: Du kannst teure Arbeitsmittel trotzdem absetzen — nur eben über mehrere Jahre verteilt. Das klingt komplizierter als es ist. Wir erklären dir, wie es funktioniert, wo die Grenzen liegen und wann du doch alles auf einmal absetzen darfst.

Die magische Grenze: 800 Euro netto

Die wichtigste Zahl, die du dir merken solltest: 800 Euro netto (das sind 952,00 Euro brutto mit 19 % Mehrwertsteuer). Diese Grenze entscheidet, wie du eine Anschaffung absetzen darfst:

Bis 800 Euro netto: Du setzt den gesamten Betrag sofort im Jahr des Kaufs ab. Das nennt man ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG). Einfach in die Steuererklärung eintragen, fertig.
Über 800 Euro netto: Du musst den Betrag über mehrere Jahre verteilen. Das Finanzamt gibt für jeden Gegenstand eine offizielle Nutzungsdauer vor, und über diese Zeit verteilst du die Kosten gleichmäßig.

Tipp: Bei der 800-Euro-Grenze zählt immer der Netto-Preis. Als Arbeitnehmer zahlst du zwar den Brutto-Preis, aber steuerlich ist der Netto-Betrag entscheidend. Ein Bürostuhl für 940 Euro brutto kostet netto rund 790 Euro — und wäre damit ein GWG, das du sofort absetzen kannst.

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Über mehrere Jahre absetzen — so funktioniert’s

Wenn ein Arbeitsmittel mehr als 800 Euro netto kostet, verteilst du den Kaufpreis gleichmäßig über die sogenannte Nutzungsdauer. Diese Nutzungsdauer ist vom Bundesfinanzministerium in offiziellen Tabellen festgelegt. Hier die wichtigsten Werte für Arbeitnehmer:

Gegenstand	Nutzungsdauer	Jährlicher Betrag bei 1.300 €
Schreibtisch	13 Jahre	100 €/Jahr
Bürostuhl	13 Jahre	100 €/Jahr
Smartphone	5 Jahre	260 €/Jahr
Fahrrad (beruflich)	7 Jahre	~186 €/Jahr
Aktenschrank / Regal	13 Jahre	100 €/Jahr
Drucker	7 Jahre	~186 €/Jahr

Du rechnest einfach: Kaufpreis geteilt durch Nutzungsdauer = jährlicher Absetzbetrag.

Die große Ausnahme: Computer und Laptops

Seit 2021 gilt eine Sonderregel des Bundesfinanzministeriums: Computer, Laptops, Tablets und Peripheriegeräte (Monitor, Tastatur, Maus, Headset, Drucker) haben eine Nutzungsdauer von nur 1 Jahr. Das bedeutet: Du kannst sie komplett im Jahr des Kaufs absetzen — egal wie teuer sie sind.

Das ist eine echte Ausnahme. Ein Laptop für 1.500 Euro ist im Kaufjahr sofort voll absetzbar. Ein Schreibtisch für 1.300 Euro dagegen muss über 13 Jahre verteilt werden.

Rechenbeispiel: Du kaufst 2026 einen Laptop für 1.500 Euro und einen Schreibtisch für 1.300 Euro. Für den Laptop setzt du im ersten Jahr die vollen 1.500 Euro ab. Für den Schreibtisch nur 100 Euro (1.300 ÷ 13) — und das dann 13 Jahre lang.

Praxisbeispiel: Was kostet dich der Schreibtisch wirklich?

Nehmen wir an, du kaufst einen höhenverstellbaren Schreibtisch für 1.300 Euro (netto ca. 1.092 Euro, also über der GWG-Grenze). Die Nutzungsdauer für Büromöbel beträgt 13 Jahre.

Jährliche Absetzung: 1.300 € ÷ 13 = 100 Euro pro Jahr
Kauf im Oktober: Im ersten Jahr nur 3 Monate, also 100 € × 3/12 = 25 Euro
Folgejahre: Jeweils 100 Euro
Letztes Jahr: Die restlichen 9 Monate = 75 Euro

Klingt nach wenig pro Jahr? Stimmt. Aber es summiert sich, besonders wenn du mehrere teure Gegenstände über die Jahre absetzt. Und wenn du den Schreibtisch nicht abschreibst, verlierst du insgesamt 1.300 Euro an Absetzungspotenzial.

Was passiert bei Verkauf, Entsorgung oder Defekt?

Wenn ein Gegenstand kaputtgeht, du ihn entsorgst oder verkaufst, bevor die Nutzungsdauer abgelaufen ist, kannst du den Restbuchwert in einem Schlag als Werbungskosten absetzen.

Beispiel: Dein Schreibtisch (1.300 Euro, 13 Jahre) geht nach 5 Jahren kaputt. Du hast bisher 5 × 100 = 500 Euro abgesetzt. Die restlichen 800 Euro kannst du im Jahr der Entsorgung komplett als Werbungskosten geltend machen.

Tipp: Dokumentiere die Entsorgung oder den Defekt am besten mit einem Foto oder einer kurzen Notiz. Falls das Finanzamt nachfragt, hast du einen Nachweis.

Wenn du einen Gegenstand verkaufst, musst du den Verkaufserlös allerdings als Einnahme angeben. Die Differenz zwischen Restbuchwert und Verkaufserlös ergibt dann entweder einen Verlust (absetzbar) oder einen Gewinn (steuerpflichtig).

Gemischte Nutzung: Beruflich und privat

Nutzt du einen Gegenstand sowohl beruflich als auch privat, kannst du nur den beruflichen Anteil absetzen. Das kommt bei Smartphones, Tablets und Fahrrädern häufig vor.

Beispiel Smartphone: Du kaufst ein Smartphone für 1.200 Euro und nutzt es zu 60 % beruflich. Die Nutzungsdauer beträgt 5 Jahre.

Beruflicher Anteil: 1.200 € × 60 % = 720 Euro
Jährliche Absetzung: 720 € ÷ 5 = 144 Euro pro Jahr

Bei einer Nutzung von über 90 % beruflich akzeptiert das Finanzamt in der Regel die volle Absetzung ohne Aufteilung.

Welche Nachweise brauchst du?

Für jede Anschaffung, die du absetzen willst, solltest du Folgendes aufbewahren:

Kaufbeleg oder Rechnung — mit Datum, Gegenstand und Betrag
Nachweis der beruflichen Nutzung — bei gemischt genutzten Gegenständen eine kurze Erklärung oder Aufstellung
Dokumentation bei Entsorgung — Foto, Notiz oder Entsorgungsnachweis

Die Belege musst du nicht mit der Steuererklärung einreichen, aber aufbewahren, falls das Finanzamt nachfragt. Bei Gegenständen, die du über mehrere Jahre absetzt, solltest du die Belege entsprechend lange aufheben.

So hilft Restio

Genau hier wird es in der Praxis kompliziert: Welcher Gegenstand hat welche Nutzungsdauer? Wie viel darf ich dieses Jahr absetzen? Was passiert, wenn ich einen Gegenstand im März und einen im November kaufe?

Mit Restio musst du dich um nichts davon kümmern:

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Jahresübersicht — du siehst auf einen Blick, welche Abschreibungen in welchem Jahr fällig sind und wie sie deine Erstattung beeinflussen
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Kaufentscheidung — frag vor dem Kauf: “Kann ich das absetzen?” und Restio sagt dir sofort, ob und wie es absetzbar ist

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Fazit

Teure Arbeitsmittel abzusetzen ist kein Hexenwerk, aber du musst die Regeln kennen. Die wichtigsten Punkte:

Bis 800 Euro netto = sofort absetzen
Über 800 Euro netto = über die Nutzungsdauer verteilen
Computer und Laptops = immer sofort absetzbar (Sonderregel seit 2021)
Geht etwas kaputt = Restbetrag auf einmal absetzen
Gemischte Nutzung = nur den beruflichen Anteil ansetzen

Viele Arbeitnehmer verschenken jedes Jahr Geld, weil sie teure Anschaffungen gar nicht erst in die Steuererklärung eintragen — oder sie falsch eintragen und das Finanzamt den Betrag streicht. Mit dem richtigen Wissen (und einem Tool wie Restio) lässt sich das leicht vermeiden.