Müssen Freiberufler 2026 schon E-Rechnungen ausstellen?

Noch nicht zwingend. Seit 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen aber empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, gilt ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle im B2B-Bereich. Bis dahin sind PDF oder Papier im B2B noch erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der EU-Norm EN 16931 – etwa XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Ein einfaches PDF ist KEINE E-Rechnung, weil es nicht maschinell auslesbar ist.

Gilt die E-Rechnung auch für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, befreit. Empfangen können müssen aber auch sie ab 2025 – ein Geschäftskunde darf dir eine E-Rechnung schicken, und du musst sie verarbeiten und GoBD-konform aufbewahren können.

Gilt die E-Rechnung auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die E-Rechnungs-Pflicht betrifft nur den B2B-Bereich – also Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sowie Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen.

E-Rechnung-Pflicht 2026: Guide für Freiberufler

„E-Rechnung” klingt nach einem PDF per Mail – ist aber etwas ganz anderes. Seit 2025 verändert sich, wie Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland funktionieren, und auch Freiberufler und Kleinunternehmer sind betroffen. Diese Anleitung zeigt dir, was 2026 schon gilt, was wann kommt und was du jetzt konkret tun musst.

Kurz & knapp: Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD) – ein PDF reicht nicht. Empfangen musst du E-Rechnungen im B2B schon seit 1.1.2025. Ausstellen musst du sie ab 2027 (über 800.000 € Umsatz) bzw. ab 2028 (alle). Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit, müssen aber empfangen können. B2C und Kleinbeträge unter 250 € sind ausgenommen.

Was eine E-Rechnung wirklich ist

Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein digitales Bild deiner Rechnung. Sie ist ein maschinenlesbarer Datensatz nach der EU-Norm EN 16931. Zwei Formate sind in Deutschland verbreitet:

XRechnung — reines XML, vor allem für Behörden.
ZUGFeRD — ein Hybrid: ein PDF, in das die XML-Daten eingebettet sind. Du siehst eine normale Rechnung, die Software liest den Datensatz.

Ein klassisches PDF ohne eingebettete Daten gilt nicht als E-Rechnung – das ist der häufigste Irrtum.

Der Zeitplan: Was wann gilt

Ab wann	Wer	Was
1.1.2025	alle B2B	Empfangen können – Pflicht
1.1.2027	Umsatz > 800.000 € (Vorjahr)	Ausstellen – Pflicht
1.1.2028	alle B2B	Ausstellen – Pflicht

In der Übergangszeit darfst du im B2B weiter PDF oder Papier verschicken – aber nur, wenn der Empfänger zustimmt. Empfangen musst du schon heute.

Was das für dich als Freiberufler bedeutet

Sofort (2025/2026): Empfang sicherstellen. Ein Geschäftskunde darf dir jederzeit eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei schicken. Du brauchst:

Ein E-Mail-Postfach für den Empfang (reicht rechtlich aus).
Eine Möglichkeit, die Datei zu lesen – ein Viewer oder eine Buchhaltungssoftware, die XRechnung/ZUGFeRD darstellt.
GoBD-konforme Aufbewahrung – der strukturierte Teil muss unverändert und maschinell auswertbar gespeichert werden.

Später (2027/2028): Ausstellung umstellen. Spätestens dann brauchst du eine Lösung, die deine Ausgangsrechnungen im E-Format erzeugt.

Kleinunternehmer: aufatmen, aber nicht ignorieren

Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG (siehe Kleinunternehmer-Grenze 2026), bist du vom Ausstellen befreit. Aber empfangen musst auch du können. Plane also wenigstens den Empfang ein – ignorieren ist keine Option.

GoBD: Aufbewahrung richtig machen

Der strukturierte XML-Teil einer E-Rechnung muss unverändert und maschinell lesbar archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV von zehn auf acht Jahre verkürzt. Ein PDF-Ausdruck allein genügt nicht – es kommt auf den Datensatz an.

Häufige Fehler

PDF für eine E-Rechnung halten. Ohne strukturierten Datensatz ist es keine.
Empfang nicht vorbereiten. Seit 2025 Pflicht – auch für Kleinunternehmer.
Nur den Ausdruck speichern. GoBD verlangt den unveränderten XML-Datensatz.
B2C verwechseln. Für Privatkunden gilt die Pflicht nicht.

Wie du deine Umsatzsteuer generell im Griff behältst, liest du in Umsatzsteuer für Freiberufler. Und wenn du gerade erst startest: Freelancer-Registrierung 2026.

So hilft dir Restio

Die E-Rechnung ist Formvorschrift, nicht Steuerrecht – aber wer sie verschläft, bekommt Ärger mit dem Vorsteuerabzug. Restio ordnet dir das ein:

Was gilt für dich? — sag Restio, ob du Kleinunternehmer bist und an wen du Rechnungen stellst, und es sagt dir, ob und ab wann du betroffen bist.
Rechnung auslesen — lade eine erhaltene E-Rechnung hoch; Restio erklärt dir die Felder und ob sie formal korrekt ist.
Sofortantworten — frag auf Deutsch oder Englisch: “Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?” oder “Reicht ein PDF noch?”

Für die Auswahl und Einrichtung deiner Buchhaltungssoftware hilft dein Steuerberater – Restio sorgt dafür, dass du die Pflichten kennst, bevor die erste E-Rechnung im Postfach liegt.

Die E-Rechnung kommt schrittweise, aber sie kommt für alle. Wer 2026 den Empfang sauber aufsetzt und den Zeitplan kennt, hat die Umstellung im Griff, lange bevor sie Pflicht wird. Die Details stehen in den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.